La Unidad de Documentación Clínica del Hospital Reina Sofía digitaliza un millón de documentos al año

La Unidad de Documentación Clínica del Hospital Universitario Reina Sofía digitaliza más de un millón de documentos al año, para favorecer la accesibilidad a la información y la protección de la misma. El equipo multidisciplinar encargado de esta tarea lo componen 38 profesionales, y realiza una labor fundamental, muchas veces invisible, que garantiza el correcto funcionamiento del sistema sanitario y el derecho del paciente a una atención segura, personalizada y eficaz.

En la actualidad, este equipo realiza entre 10.000 y 15.000 folios digitalizados cada día, lo que permite incorporar a la historia clínica electrónica toda la documentación generada en soporte papel, eliminando el archivo físico y asegurando una consulta rápida y sin errores por parte de los profesionales sanitarios.

Este trabajo se traduce en más de 97.000 documentos digitalizados mensualmente. Gracias a esta labor, ya no entran nuevas historias su archivo físico y toda la información sanitaria del paciente se gestiona ya de forma electrónica y accesible desde todos los edificios del complejo hospitalario. Según destaca Sandra Gil, responsable del Servicio de Calidad y Documentación Clínica, "el trabajo de este equipo permite asegurar la permanencia y accesibilidad de los documentos clínicos, reducir los tiempos de espera y evitar errores, lo que repercute directamente en la seguridad y bienestar del paciente".

Además de su labor documental, la unidad codifica todos los diagnósticos y procedimientos relacionados con hospitalizaciones y actividad en hospital de día médico y quirúrgico. Este proceso genera el Conjunto Mínimo Básico de Datos (CMBD), que no solo facilita la gestión clínica, sino que permite el análisis riguroso de resultados y la evaluación sistemática de los procesos asistenciales, introduciendo cambios orientados a la mejora continua del hospital.

La unidad no solo responde a la necesidad organizativa de gestionar la documentación clínica, sino que da cumplimiento a la Ley 41/2002 de Autonomía del Paciente, que regula el derecho a la información y la documentación sanitaria. Su actuación garantiza la trazabilidad, confidencialidad y disponibilidad de los datos, elementos esenciales tanto en la asistencia sanitaria como en la gestión y la investigación clínica.

Durante los últimos años, la unidad ha adoptado un enfoque de gestión por procesos, formando a su personal en técnicas avanzadas de digitalización y diseñando circuitos eficientes de trabajo. Además, ha participado en proyectos piloto del Servicio Andaluz de Salud, como la implantación del consentimiento informado digital, consolidando su papel como referente regional en transformación digital sanitaria.

Según explica la responsable del servicio, "el impacto de la Unidad de Documentación Clínica se extiende a todas las áreas del Hospital Reina Sofía, desde la consulta externa hasta las urgencias, pasando por los quirófanos o las unidades de cuidados intensivos. Y la previsión es seguir avanzando en nuevas líneas de automatización, interoperabilidad de datos y digitalización avanzada, con el objetivo de continuar liderando el proceso de modernización sanitaria".